Datenschutzerklärung ahoi

Die HafenCity Universität Hamburg verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen von Bewerbungsverfahren für Studienplätze, des Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagements sowie zur Studierendenverwaltung via dem online Campus-Management-Portal „ahoi“. Nachfolgend finden Sie Informationen zur Datenverarbeitung gemäß Artt. 12, 13 f. der DSGVO.


1. KONTAKTDATEN DES VERANTWORTLICHEN

Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der EU-Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der Präsident der HCU Hamburg:

Prof. Dr. Jörg Müller-Lietzkow
HafenCity Universität Hamburg
Henning-Voscherau-Platz 1
20457 Hamburg
Web: www.hcu-hamburg.de

Rechtsform und gesetzliche Vertretung
Die HafenCity Universität ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird gesetzlich durch den Präsidenten der HCU vertreten.


2. NAME UND ANSCHRIFT DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN

Externer Datenschutzbeauftragter der HCU
datenschutz nord GmbH
Konsul-Smidt-Straße 88
28217 Bremen
E-Mail: office@datenschutz-nord.de
Website: www.dsn-group.de


3. KONTAKTDATEN DER DATENSCHUTZKOORDINATION DER HCU HAMBURG

Tamara Gasviani
HafenCity Universität Hamburg
Henning-Voscherau-Platz 1
20457 Hamburg
Tel: +49 (0)40 300 880-4359
E-Mail: hcu-datenschutz@vw.hcu-hamburg.de


4. PERSONENBEZOGENE DATEN

In ahoi werden folgende personenbezogene Daten von Studienbewerber:innen und Studierenden verarbeitet:

  • Stammdaten: Name, Adresse, E-Mail, Geburtstag und -ort, Geschlecht und Staatsangehörigkeit.
  • Bewerbungsdaten: Sämtliche uns in Ihren Bewerbungsunterlagen mitgeteilten Angaben, wie bspw. neben den vorbezeichneten Stammdaten auch Kontaktdaten (wie E-Mail-Adresse, Kommunikationsanschriften), Lebensläufe, samt den darin enthalten Daten zur Ausbildung (Schule, Berufsausbildung, Studium, Promotion etc.), Daten zum bisherigen (beruflichen) Werdegang, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse etc.), Angaben zur sonstigen Qualifikation (z.B. Motivation zum Studium, Angaben zu Ausstellungen, Interviews, Exposé etc.) als auch ggf. Bewerbungsfoto. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass Sie uns gesundheitsbezogene Angaben mitteilen möchten, wie Angaben über eine Beeinträchtigung. Darüber hinaus vergeben wir eine Bewerbungsnummer.
  • Daten der Bewerbungsmappe (Portfolio): Sämtliche, uns mit Ihrer Bewerbungsmappe eingereichten, personenbezogenen Daten, wie Arbeitsproben, Entwürfe, Konzepte, Audioaufnahmen, Videoaufnahmen, Bilder, AV-Medien etc
  • Studierendenverwaltungsdaten: Im Rahmen der Studierendenverwaltung können Daten bspw. über die Identifikation (Matrikelnummer), Zulassung, Immatrikulation- bzw. Exmatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung oder Aussetzung des Studiums, über Versicherungen (z. B. Krankenversicherung) und die individuellen Prüfungen bzw. Leistungen und dem Studienverlauf (z.B. Auslandssemester, Stipendien) - auch als Bescheide, Dokumente und Anträge zu den Sachgebieten Zulassung, Immatrikulation, Rückmeldung, Gebühren, Exmatrikulation, Widersprüchen, Prüfungsamt - verarbeitet werden.
  • Gesundheitsdaten, resultierend aus Anträgen zu Beeinträchtigungen, Schwangerschaften, krankheitsbedingten Ausfallzeiten, Betreuung pflegebedürftiger Angehöriger.
  • Technische Daten beim Besuch von "ahoi"
    Bei jedem Aufruf und Nutzung des online Campus-Management-Portals "ahoi" werden Daten und Informationen erfasst. Diese Daten und Informationen werden in Logfiles der Server gespeichert.
    • Erfasst werden können:
    • IP-Adresse
    • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
    • Datum und Uhrzeit des Zugriffs (inkl. Benutzerkennung)
    • Internet-Service-Provider des Nutzers
    • Betriebssystem des Nutzers
    • Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
    • Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden


4. RECHTSGRUNDLAGEN UND DER ZWECK DER VERARBEITUNG

Die HCU verarbeitet personenbezogene Daten nach den Vorgaben der DSGVO i. V. m. dem Hamburgischen Datenschutzgesetz, Hamburgischen Hochschulgesetz, der Satzung über die Verarbeitung personenbezogener Daten an der HafenCity Universität Hamburg und Satzung über Aufbewahrungsfristen und das Vernichten von Akten und sonstigen Dokumenten an der HafenCity Universität Hamburg, Immatrikulationsordnung der HCU, den Studien- und Prüfungsordnungen der HCU für das jeweilige Studienprogramm, dem Hamburgischen Statistikgesetz, Hamburgischen Archivgesetz und SGB V-Gesetzliche Krankenversicherung in den jeweils gültigen Fassungen.
In ahoi erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, der die HCU unterliegt (Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO i.V.m. § 111 Abs. 1 HmbHG) und für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der HCU übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4 HmbDSG).
Nur in Ausnahmefällen wird die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten herangezogen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Haben Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Sie können Ihre Einwilligung auch für die Verarbeitung einzelner Daten widerrufen. Im Falle des Widerrufs dürfen die betroffenen Daten zukünftig nicht mehr verarbeitet werden und sind unverzüglich zu löschen, soweit die Verarbeitung nicht aufgrund einer anderweitigen Rechtsgrundlage zulässig ist. In dem Fall, in dem Sie Ihre Einwilligung nicht erteilen, keine Angaben machen oder Ihre Einwilligung widerrufen, entstehen Ihnen keine Nachteile. Bei Druckwerken ist die Einwilligung nicht mehr widerruflich, sobald der Druckauftrag erteilt ist. Soweit die Einwilligung nicht widerrufen wird, gilt sie zeitlich unbeschränkt. Zur zügigen Bearbeitung ist der Widerruf hcu-datenschutz@vw.hcu-hamburg.de zu richten.

Speicherung der technischen Daten
Die vorübergehende Speicherung der technischen Daten und der Logfiles erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO i. V. m § 4 HmbDSG.
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist erforderlich, um eine Auslieferung der Webseite an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Webseite, zur Optimierung der Inhalte der Webseite sowie zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

Bewerbung über "ahoi"
Die HCU Hamburg verarbeitet Ihre Angaben ausschließlich zum Zwecke der Durchführung und Verwaltung, der Studienplatzvergabe, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO unter anderem i.V.m. § 111 Abs. 1, 8 HmbHG und der Satzung über die Verarbeitung personenbezogener Daten an der HafenCity Universität Hamburg in der jeweils geltenden Fassung.
In unserem Campus-Management-Portal „ahoi“ können Sie sich nach Registrierung um einen Studienplatz an der HCU Hamburg bewerben. Über „ahoi“ stellen wir Bewerber:innen Online-Formulare zeitlich begrenzt zur Verfügung. In den Online-Formularen verarbeiten wir Ihre Stamm- und Bewerbungsdaten. Dazu müssen Bewerber:innen in „ahoi“ einen Account anlegen. Die in dem Formular eingegebenen Daten werden anschließend an uns übermittelt. Nach Eingabe der abgefragten Angaben und Übermittlung Verfügungstellung Ihrer Bewerbungsunterlagen in der von der HCU Hamburg vorgegebenen Form, die dabei verbindlich ist (per Upload, über ein elektronisches Speichermedium, oder als physische Bewerbungsmappe, papiergebunden), werden wir Sie sowohl über den Verlauf als auch den Ausgang Ihrer Bewerbung informieren.

Studierendenverwaltung über "ahoi"
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Studierendenverwaltung erfolgt Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. u.a. § 111 HmbHG, die Satzung über die Verarbeitung personenbezogener Daten an der HafenCity Universität Hamburg und der Immatrikulationsordnung der HafenCity Universität Hamburg in der jeweils geltenden Fassung; §§ 3,5 HStatG, § 3 HmbArchG und weitere spezifische gesetzliche Regelungen, wie bspw. aus dem Mutterschutzgesetz, Sozialgesetzbuch.
Die HCU Hamburg verarbeitet im Campus-Management-Portal „ahoi“ personenbezogene Daten (Stammdaten, Bewerberdaten und Studierendenverwaltungsdaten) von Studierenden, Prüfungskandidatinnen und Prüfungskandidaten, Absolventinnen und Absolventen zum Zweck der Identifikation, der Zulassung, der Immatrikulation, der Rückmeldung, der Erhebung von Beiträgen und Gebühren, der Beurlaubung oder anderen Anträgen, der Teilnahme an Lehrveranstaltungen, von Prüfungen, der Nutzung von Hochschuleinrichtungen, der Sicherung und Verbesserung der Qualität in Studium und Lehre sowie der Hochschulplanung.
Weiter werden personenbezogene Daten bspw. für die Zwecke der Hochschulstatistik sowie der Umsetzung des Mutterschutzgesetzes verarbeitet.

Hinweis bei fehlenden Angaben
Die HCU Hamburg weist im Sinne des Art. 13 Abs. 2 lit. e) DSGVO darauf hin, dass Ihre verarbeiteten Daten dazu erforderlich sind, der Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m den einschlägigen landes- und hochschulspezifischen Gesetzen sowie den Satzungen nachzukommen. Fehlende Angaben können dazu führen, dass eine Berücksichtigung der Bewerbung für einen Studienplatz oder eine Promotion nicht möglich ist, als auch die Studierendenverwaltung ausschließen könnte.


5. DATENWEITERGABE AN EMPFÄNGER:INNEN UND DRITTE

Die HCU Hamburg verwendet zur Verwaltung von wesentlichen Prozessen in Studium und Lehre das Campus-Management-Portal „ahoi“. Betreiberin ist die HafenCity Universität Hamburg („HCU“). Wir haben die Datenverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO geregelt. Die dort im Rahmen des Bewerbungsprozesses erfassten personenbezogenen Daten werden auf den Servern der HCU gespeichert. Serverstandort ist Hamburg/Deutschland. Ihre Bewerbungsunterlagen werden zudem in einer von der HCU Hamburg betriebenen Cloud gespeichert. Serverstandort ist Hamburg/Deutschland.
Im Rahmen Ihrer Studienplatzbewerbung übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten intern an die Aufnahmeprüfungskommission im Rahmen des Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. u.a. §§ 111 Abs. 1 HmbHG i.V.m. der Satzung über die Verarbeitung personenbezogener Daten an der HafenCity Universität Hamburg und Immatrikulationsordnung der HafenCity Universität Hamburg in der jeweils geltenden Fassung.
Im Rahmen Ihrer Meldung einer Adressänderung während des Studiums übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten intern an die Bibliothek im Rahmen des Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. u.a. §§ 111 Abs. 1 HmbHG i.V.m. der Satzung über die Verarbeitung personenbezogener Daten an der HafenCity Universität Hamburg.
Innerhalb der HCU Hamburg erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die für die Bearbeitung von administrativen Aufgaben verantwortlich sind. Personenbezogene Daten der Studienbewerber(-innen) oder Studierenden außerhalb der Hochschule werden nur weitergegeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, die Betroffenen eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft verpflichtet/befugt sind.
Die HCU Hamburg ist gesetzlich dazu verpflichtet, aggregierte Daten, wie etwa die Entwicklung von Studienplatzbewerbungen, in anonymisierter Form als Statistiken an die Öffentlichkeit oder die Behörden der Stadt Hamburg weiterzugeben u.a. nach § 111 Abs. 4 f, Abs. 10 HmbHG i.V.m. der Satzung über die Verarbeitung personenbezogener Daten an der HafenCity Universität Hamburg in der jeweils geltenden Fassung und §§ 3, 5 HStatG.
Ihre personenbezogenen Daten werden Ihrer Krankenversicherung, Kooperationshochschulen und externen Stipendiengebern weitergegeben. Die HCU Hamburg versichert, dass Ihre personenbezogenen Daten im Übrigen nicht an Dritte übermittelt werden. Ausnahmen davon bestehen, sofern wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich wäre (u.a. Art. 6 Abs. 1 lit. c), Abs. 3 DSGVO) oder Sie vorher eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO).


6. DATENÜBERMITTLUNG IN DRITTLAND ODER INTERNATIONALE ORGANISATION

Eine Datenübermittlung an Partner*innen in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums - EWR) oder an internationale Organisationen im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO findet nur statt, soweit dies zur Durchführung des Studiums bzw. der Promotion erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO erteilt haben. Über Einzelheiten werden wir Sie, sofern gesetzlich vorgegeben, gesondert informieren.


7. SPEICHERDAUER UND LÖSCHUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

Soweit erforderlich, werden Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Studiums gespeichert. Personenbezogene Daten unterliegen verschiedenen Speicher- und Aufbewahrungsfristen, die sich unter anderem aus der Archiv- und Prüfungsordnung sowie den Aufbewahrungsbestimmungen der Freien Hansestadt Hamburg ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung betragen zwei bis dreißig Jahren. Wenn Ihre Bewerbung auf einen Studienplatz nicht erfolgreich war, werden diese Daten spätestens nach einem Jahr nach Eingang Bewerbung gelöscht. Soweit Die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, werden die Daten grundsätzlich so lange zu den jeweiligen Zwecken verarbeitet, bis Sie die Einwilligung widerrufen.
Die HCU Hamburg löscht unbeschadet der Bestimmungen über die Archivwürdigkeit von Unterlagen gemäß Hamburgisches Archivgesetz (HmbArchG) personenbezogene Daten nach Maßgabe der Satzung über Aufbewahrungsfristen und das Vernichten von Akten und sonstigen Dokumenten an der HafenCity Universität Hamburg in der jeweils geltenden Fassung. Es wird darauf hingewiesen, dass die HCU Hamburg gesetzlich dazu verpflichtet ist, Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt, dem Staatsarchiv im Rahmen des HmbArchG anzubieten. Bei festgestellter Archivwürdigkeit werden die Vorgänge mit Ihren personenbezogenen Daten dort dauerhaft aufbewahrt. Nähere Informationen dazu erhalten Sie vom Staatsarchiv Hamburg (E-Mail: office@staatsarchiv.hamburg.de, www.hamburg.de/staatsarchiv). Von Vorbezeichnetem sind Daten ausgenommen, zu deren Weiterleitung die HCU Hamburg gesetzlich bzw. zu deren Aufbewahrung wir steuer- und handelsrechtlich verpflichtet sind.
Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website werden die Daten nach der jeweiligen Sitzung gelöscht. Im Fall der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.


8. RECHTE DER BETROFFENEN PERSON

  • Recht auf Auskunft über die bei uns zu ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO);
  • Recht auf Löschung gespeicherter personenbezogener Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 DSGVO);
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
  • Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die unserem berechtigten Interesse, einem öffentlichen Interesse oder einem Profiling dient, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO);
  • Das Recht, eine von Ihnen erteilte Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
  • Ihr Recht auf Widerspruch, Widerruf und Korrektur können Sie gegenüber folgender Anschrift geltend machen:

    Datenschutzkoordinatorin der HCU
    HafenCity Universität Hamburg
    Henning-Voscherau-Platz 1
    20457 Hamburg
    E-Mail: hcu-datenschutz@vw.hcu-hamburg.de

  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für Datenschutz, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien und Hansestadt Hamburg.
Stand: 4. Quartal 2025